Autor: Daniel Lorenz (Power Platform Consultant Obungi GmbH)
Wie Sie mit der Microsoft Power Platform lean starten – und Automatisierung Schritt für Schritt skalieren.
Viele Unternehmen starten mit der besten Absicht in ihr erstes Automatisierungsprojekt. Ein Prozess wird identifiziert, ein Tool ausgewählt – und dann beginnt die eigentliche Arbeit. Wochen später steht ein riesiger, unübersichtlicher Workflow, den kaum jemand versteht, der schwer zu warten ist und beim kleinsten Fehler komplett stillsteht. Kommt Ihnen das bekannt vor?
Das Problem liegt selten am Tool, sondern fast immer am Denkansatz. Die gute Nachricht: Es geht deutlich einfacher – wenn Sie bereit sind, kleiner zu denken. Bei Obungi sehen wir dieses Muster in vielen Power-Platform-Projekten, in die wir gerufen werden, wenn die erste Lösung an ihre Grenzen kommt.
Die „Ein großer Flow“-Falle
Wenn man zum ersten Mal über Automatisierung nachdenkt, ist der Instinkt oft derselbe: den gesamten Prozess von Anfang bis Ende aufmalen und dann „alles auf einmal“ automatisieren. Das klingt logisch – schließlich möchte man das große Ganze lösen.
In der Realität sind Geschäftsprozesse aber selten so linear und sauber wie auf dem Whiteboard. Es gibt Ausnahmen, Sonderfälle, manuelle Eingriffe und Abhängigkeiten, die erst sichtbar werden, wenn man mittendrin steckt. Ein einzelner, riesiger Workflow, der all das abbilden soll, wird schnell unbeherrschbar.
Stellen Sie sich vor, Sie würden Ihr gesamtes Haus auf einmal renovieren – Küche, Bad, Wohnzimmer, alle Zimmer gleichzeitig. Der Aufwand ist enorm, der Überblick geht verloren, und wenn an einer Stelle etwas schiefläuft, steht alles still. Genau so gehen viele Unternehmen mit Automatisierung um.
Die Nachteile eines übergroßen Workflows:
- Schwer zu bauen, weil zu viele Abhängigkeiten auf einmal berücksichtigt werden müssen
- Schwer zu warten, weil kleine Anpassungen unvorhersehbare Seiteneffekte haben können
- Schwer zu verbessern, weil nicht klar erkennbar ist, welcher Teil gut funktioniert und wo es klemmt
In Clustern denken, nicht in durchgehenden Pipelines
Der bessere Ansatz beginnt mit einer einfachen Erkenntnis: Jeder große Prozess besteht aus kleineren, klar abgegrenzten Aufgaben. Diese nennen wir Cluster.
Ein Cluster ist ein definierter Teilschritt innerhalb eines größeren Prozesses – mit klarem Input, klarem Output und einem klaren Zweck. Er ist eigenständig, überschaubar und kann unabhängig von anderen Clustern optimiert werden.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: die Verarbeitung einer eingehenden Lieferantenrechnung. Als ein großer Prozess gedacht, reicht der Ablauf von der E-Mail mit Anhang bis zur Buchung im System. In Cluster gedacht, könnte es so aussehen:
- Datenerfassung — Die Rechnung wird empfangen und relevante Informationen werden ausgelesen
- Validierung — Die Daten werden auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft
- Freigabe-Routing — Die Rechnung wird an die zuständige Person zur Genehmigung weitergeleitet
- Benachrichtigung — Alle Beteiligten werden über den Status informiert
- Archivierung — Die freigegebene Rechnung wird korrekt abgelegt
Statt eines riesigen Workflows entstehen fünf überschaubare Cluster. Jeder Schritt kann einzeln betrachtet, gemessen und verbessert werden. Wenn die Validierung nicht sauber läuft, muss nicht der gesamte Prozess umgebaut werden – nur dieser eine Cluster.
Der Vorteil: Fortschritt wird sichtbar, Probleme sind klar lokalisierbar und Verbesserungen lassen sich gezielt umsetzen.
Ein Beispiel, wie das in der Praxis aussieht, haben wir in unserem Use Case Guide zur Power Platform zusammengefasst.
Power Platform als Werkzeugkasten für Ihre Cluster
Hier kommt die Microsoft Power Platform ins Spiel – allerdings anders, als viele zunächst denken.
Die Power Platform ist kein einzelnes Tool, das man einschaltet und das dann „alles erledigt“. Sie ist ein Werkzeugkasten aus spezialisierten Bausteinen:
- Power Automate orchestriert die Ausführung und Übergabe zwischen Clustern. Es ist das Herzstück der Automatisierung und sorgt dafür, dass Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort landen.
- Power Apps stellt Ihrem Team maßgeschneiderte Oberflächen bereit – etwa für Datenerfassung, Freigaben oder Statusansichten – ohne dass Fachanwender programmieren können müssen.
- Copilot Studio ergänzt dort, wo ein intelligenter Assistent sinnvoll ist – etwa um häufige Rückfragen automatisch zu beantworten oder Entscheidungen vorzubereiten.
- Power BI macht sichtbar, was die Automatisierung bewirkt: Durchlaufzeiten, Volumen, Engpässe – und zeigt damit auch den nächsten Cluster, der optimiert werden sollte.
Der entscheidende Punkt: Nicht das Tool bestimmt den Prozess – der Prozess bestimmt das Tool. Wer seine Prozesse in Cluster unterteilt, kann für jeden Cluster gezielt das passende Power-Platform-Werkzeug einsetzen.
Hier erleben wir in Kundenprojekten häufig den Aha-Moment: Die Tools sind nicht das eigentlich Komplexe. Sie sind Antworten auf spezifische Fragen innerhalb eines Clusters. Wer zuerst den Prozess versteht und dann das Tool wählt, startet mit deutlich besseren Karten.
Wie Sie Ihre ersten Cluster finden
Die häufigste Frage in unseren Gesprächen lautet: „Ich weiß, dass wir automatisieren sollten. Aber wo fangen wir an?“
Das ist weniger eine Frage der Technik als der Prozessklarheit. In vielen Unternehmen wurden Prozesse nie konsequent aus der Perspektive der Automatisierung betrachtet – obwohl sie täglich gelebt werden.
Diese Leitfragen helfen bei der Identifikation erster Cluster:
- Wo entstehen regelmäßig Verzögerungen? Wenn ein Vorgang immer wieder an derselben Stelle stockt, ist das ein Cluster, der optimiert werden kann.
- Wo werden Daten manuell kopiert oder übertragen? Copy-Paste zwischen Systemen ist einer der häufigsten und dankbarsten Ansatzpunkte für Automatisierung.
- Wo stauen sich Freigaben oder Genehmigungen? Wenn Anfragen in E-Mail-Postfächern verschwinden oder auf Rückmeldungen gewartet wird, ist das ein klares Signal.
- Wo passieren Fehler durch manuelle Eingabe? Wiederholbare, regelbasierte Aufgaben sind prädestiniert für Automatisierung.
Genau für diese Analyse haben wir bei Obungi das Power Platform Needs Assessment entwickelt. In einem strukturierten, moderierten Format schauen wir gemeinsam auf Ihre bestehenden Abläufe – ohne technisches Vorwissen Ihrerseits – und identifizieren die Cluster, die den größten Mehrwert bringen.
Am Ende erhalten Sie kein theoretisches Konzept, sondern:
- eine priorisierte Liste konkreter Automatisierungskandidaten,
- einen Vorschlag, welche Power-Platform-Komponenten sich dafür eignen,
- und einen klaren, realistischen ersten Projektumfang.
Fazit: Kleine Schritte, große Wirkung
Automatisierung ist kein einmaliges Mega-Projekt, das man plant, umsetzt und dann abhakt. Es ist eine Denkweise. Sie beginnt damit, Prozesse nicht als ein einziges großes Ganzes zu betrachten, sondern als Sammlung von Clustern, die sich Schritt für Schritt automatisieren und verbessern lassen.
Wer klein denkt, kommt schneller ins Handeln. Wer ins Handeln kommt, sieht schneller Ergebnisse. Und wer Ergebnisse sieht, findet den nächsten Cluster fast von selbst.
Denken Sie an einen Prozess in Ihrem Unternehmen, der Sie regelmäßig frustriert – bei dem Sie sich schon oft gedacht haben: „Das müsste doch einfacher gehen.“ Genau dort liegt Ihr erster Cluster.
Nächster Schritt
Wenn Sie herausfinden möchten, wo sich der Einstieg in Ihrem Unternehmen am meisten lohnt, vereinbaren Sie jetzt Ihr Power Platform Needs Assessment mit Obungi – und starten Sie mit einem klar abgegrenzten, überschaubaren Cluster statt mit einem zu großen Wurf.