Jährlich 30 Mio. Pakete international per Container, Luftfracht, LKW. Warenbewegungen, die Unmengen von Daten produzieren. Wir unterstützten Hermes dabei, diesen Prozess mit Power BI transparent und effizient zu gestalten.
Vom ersten bis zum letzten Scan: Ganzheitliches End2End-Reporting für die Pakete von Hermes International
Auf ihrer Reise um die Welt werden Sendungen bei jedem Zwischenstopp gescannt. Das gilt auch für die 30 Millionen Pakete, 45.000 Container und 15.000 Tonnen Luftfracht, die Hermes International jedes Jahr für Kunden weltweit abwickelt. Diese Warenbewegungen generieren Unmengen von Daten – im internationalen Verkehr sorgt die Vielzahl an Beteiligten und Schnittstellen für zusätzliche Komplexität. Hermes International macht mit Microsoft Azure und Power BI nun den kompletten Weg einer Sendung transparent. Das neu aufgesetzte End2End-Reporting ist zum festen Bestandteil der internen Qualitäts- und Performanceauswertungen geworden.
Die Herausforderung: Digitale Grenzen einreißen für mehr Daten-Transparenz
Von China nach Deutschland, von Deutschland nach Indonesien. Die Großkunden von Hermes International versenden nicht selten tausende Sendungen auf einmal. Die Globalisierung stellt hohe Ansprüche an internationale Unternehmen und deren Logistikpartner. „Wir wollten die Frage nach dem genauen Standort eines Pakets schneller beantworten können“, erinnert sich Arne Brehmer, Head of Business Performance & Projects / BI Hermes International. Im Jahr 2018 haben er und sein Team sich dieser Herausforderung im europäischen Netzwerk innerhalb der Hermes Gruppe gestellt.
„Die alte Lösung für die Paket-Nachverfolgung und das Reporting waren sehr starr und lückenhaft – hier waren wir irgendwie im Commodore C64 Zeitalter stehengeblieben“, schmunzelt Arne Brehmer. Sein Kollege Chris Hartmann, Teamlead Business Intelligence Hermes International, pflichtet ihm bei: „Das Einzige, was wir sehen konnten, war ein Teilausschnitt – sprich wann das Paket das Abgangsland verlassen hat und wann es am Zielort eingetroffen ist. Start und Zwischenprozesse waren für uns eine riesige Blackbox. Und das ist im internationalen Geschäft keine Basis – weder für die interne Steuerung noch für die Kommunikation mit unseren Kunden und Dienstleistern.“
Gemeinsam mit dem Microsoft Partner Obungi starteten Arne Brehmer und Chris Hartmann mit ihrem Team ein Initialprojekt mit dem Ziel, das europäische Paketnetzwerk von Hermes in einem ganzheitlichen End2End-Reporting abzubilden und sämtliche Daten verfügbar zu machen. Der Fokus lag dabei auf Performance-Auswertungen zu Sendungsmengen und deren Laufzeiten für sämtliche Strecken und Länder. „Obungi hatte für uns bereits die automatisierte Erstellung von Ausgangsrechnungen im internationalen Versand mit Power BI im Rahmen unseres Start-Ups Hermes BorderGuru umgesetzt“, sagt Arne Brehmer. „Die Zusammenarbeit war so gut, dass wir gesagt haben: Lass uns dem Ganzen eine Chance geben.“
Um eine einheitliche Datenbasis zu schaffen, sollte die neue Lösung alle relevanten Sendungs- und Trackingdaten aus verschiedenen Systemen sammeln und auswerten. Letztendlich war es die richtige Entscheidung und das Projekt wurde erfolgreich umgesetzt: „Ab diesem Zeitpunkt konnten wir jede Teilstrecke eines Pakets im EU-Netzwerk genau messen und wussten, welcher Partner welches Paket mit welchen Laufzeiten transportiert“, so Chris Hartmann. „Im nächsten Schritt wollten wir das natürlich auch für unseren weltweiten Verkehr haben.“
Die Lösung: Flexibel, transparent und dynamisch – Reportings in Echtzeit mit Power BI
Nachdem das Projektteam rund um Arne Brehmer, Chris Hartmann und Martin Wille, dem Geschäftsführer der Obungi GmbH, den Reporting-Prozess im innereuropäischen Raum auf die Cloud-Plattform Azure gehievt hatte, wurden in einem Folgeprojekt auch die weltweiten Sendungen in die Power BI Lösung integriert. Das Vertrauen in die gemeinsame Zusammenarbeit war bereits da: „Wir wussten aus unserer bisherigen gemeinsamen Erfahrung um Obungis Expertise und deren schnelle Arbeitsweise: Es wird nicht einfach umgesetzt, es werden auch mal Ideen hinterfragt oder anders gedacht“, versichert Arne Brehmer. „Dadurch konnten wir gemeinsam schon sehr früh Erfolge vorweisen.“
Heute hat Hermes International mit dem World Parcel Reporting über Transparenz die gesamte Wertschöpfungskette innerhalb des weltweiten Online-Handels – zum Beispiel, wenn ein Paket aus China über Luftfracht und Verzollungsprozesse innerhalb Europas einem Endkunden in Deutschland zugestellt werden soll. Laufzeiten- und Mengenreportings erlauben die operative Steuerung von Logistik-Hubs und die Priorisierung bestimmter Sendungen. Alle Sendungsdaten, Tracking Events und Laufzeiten werden im Azure Data Center zu einem umfangreichen Performance Monitoring aggregiert und bilden die Basis für die internationalen Hermes BorderGuru Aktivitäten. „Somit sind wir in der Lage, über die vorhandenen Informationen einen Mehrwert für uns und unsere Kunden zu generieren. Dies schließt mittlerweile auch Möglichkeiten der CO2-Bilanzierung und des Risikomanagements entlang der Supply Chains ein“, so Arne Brehmer. Hermes International profitiert von der Transparenz in den Prozessabschnitten und kann in der operativen Steuerung bei Verzögerungen direkt an der entsprechenden Stelle eingreifen. Das hilft, zugesagte Lieferzeiten einzuhalten, beschleunigt die Ursachenermittlung und richtet Prozesse und Informationen an den Wünschen der Kunden aus.
Mit dem neuen Reporting hat sich auch die Aufbereitung der Daten für die Organisation verändert: Die statischen Auswertungen in PDFs oder Excel-Tabellen sind Vergangenheit. Daten wurden ab diesem Zeitpunkt über das Power BI Service Portal aufgebaut und mittels Power BI Apps in Form von relevanten Berichten zielgruppenorientiert bereitgestellt. „Früher haben wir viel gedruckt. Jetzt begrüßen uns morgens im Büro dynamische Live-Reports, Dashboards und Statistiken. Alles liegt vor uns: Sendungs- und Zustellmengen, Kundenentwicklungen, Laufzeiten von logistischen Teilstrecken, Mengenplanungen und Produktivitäten an Umschlagsbasen sowie weitere detaillierte Insights zu unseren Produkten und Services.“ Die perfekte Basis für Management-Entscheidungen und fester Bestandteil des täglichen Geschäfts.
Mittlerweile hat Hermes International die Datenwelt um den Bereich Supply Chain Solutions erweitert – in diesem Ressort werden die weltweiten Beschaffungsverkehre auf dem See-, Luft- und Landfrachtweg unter anderem für die Otto Group betreut. Azure und Power BI bringen Transparenz in Transport-, Lager- und Procurement-Prozesse sowie in die betriebswirtschaftlichen Sichten der Geschäftsmodelle und erlauben die Entwicklung neuer KPIs. Hier orientiert sich Hermes International stark an internen und externen Kundenanforderungen, hat die erforderlichen Systeme angebunden und geht zu einem dynamischen Self-Service über.
Letztes größeres Projekt war die Umsetzung eines eigenen Reporting-Portals mit Power BI Embedded, das sich in den einheitlichen Außenauftritt von Hermes International einfügt und internen wie externen Kunden den einfachen Zugriff auf für sie relevante Daten und Berichte bietet. „Die ersten Kunden sind bereits live und wir bekommen sehr gutes Feedback“, so Arne Brehmer. „Wir entwickeln die Funktionen permanent weiter, um die Arbeit mit Daten im Portal noch einfacher und intuitiver zu machen. Die Microsoft Power BI Suite ist dabei eine große Hilfe.“
So viel Transparenz ist gleichzeitig eine Herausforderung: „Unsere Kunden sehen dasselbe wie wir“, sagt Chris Hartmann. „Deshalb ist es nicht nur entscheidend, dass die Daten korrekt und qualitativ hochwertig sind, sondern auch, dass die Kolleginnen und Kollegen auf dem neuesten Stand sind. Sonst könnte es passieren, dass ein Kunde sie auf einen Fehler hinweist, den sie selbst noch gar nicht bemerkt haben“, lacht er. Und schiebt schnell hinterher: „Das ist in der Praxis aber noch nicht vorgekommen.“
„In den letzten Wochen, Monaten und Jahren haben wir ein gutes Fundament aufgebaut. Im internationalen Kontext setzen wir weiterhin auf den Weg mit Microsoft Azure und Power BI und auf die Partnerschaft mit Obungi.“
Arne Brehmer, Head of Business Performance & Projects / BI, Hermes International
„Durch das Projekt haben wir den Grundstein gelegt für eine internationale, am Business orientierte BI-Lösung bei Hermes. So können wir intern unser Geschäft steuern und die richtigen Daten in der richtigen Detailtiefe an der richtigen Stelle zur Verfügung stellen.“
Chris Hartmann, Teamlead Business Intelligence, Hermes International
