Self Service mit Power BI – Reports in Minuten auf Website verfügbar

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Self Service mit Power BI

— Reports in Minuten auf Website verfügbar

Durch die Self Service Lösung mit Power BI wird der Prozess der Berichterstellung und -veröffentlichung erheblich vereinfacht. Die große Zeit- und Kostenersparnis und attraktive Darbietung eröffnen neue Optionen.

Kunde

Unser Kunde ist eine gemeinnützige Organisation mit Hauptsitz in Brüssel und Repräsentanz in Peking. Sie repräsentiert über 160 Stahlproduzenten sowie nationale und regionale Verbände der Stahlindustrie und Stahlforschungsinstitute.

Die 50-jährige Non-Profit-Organisation vertritt 9 der weltweit 10 größten Stahlunternehmen, das sind rund 85% der weltweiten Stahlproduktion. Neben Nachhaltigkeitsprojekten und Optimierungsinitiativen liefert sie für ihre Mitglieder erstklassige Wirtschaftsdaten und Analysen der globalen Stahlindustrie. Dieser Prozess konnte nun mit Microsofts Produkt Power BI deutlich vereinfacht und effizienter gestaltet werden.

 Ausgangssituation

Als der Kunde uns um Rat fragte, schilderte er die Herausforderung. Die derzeitige Form der Bereitstellung von Wirtschaftsdaten und Analysen war viel zu kompliziert. Wenn Daten, Diagramme und Berichte erstellt wurden, musste danach ein Dienstleister einbezogen werden, um diese Daten auf sechs verschiedenen Websites für Mitlieder zugänglich zu machen. Der Prozess der Implementierung neuer Reports in die Websites war hierbei durch Abstimmungsprozesse und Korrekturschleifen sehr zeitaufwendig und konnte bis zu zwei Monate in Anspruch nehmen. Durch die verstrichene Zeit wurden aktuelle Daten rasch veraltet. Auch summierten sich durch die lange Verarbeitungszeit Kosten und die Anzahl der zur Verfügung gestellten Berichte wurde eher geringgehalten.

Lösung

Self Service mit Power BI Embedded

Für diese Ausgangssituation lag eine Lösung unter Einbezug von Microsoft Power BI Embedded nahe. Denn das Produkt würde unserem Kunden maximale Unabhängigkeit ermöglichen. Mit dem Fokus auf „Self Service“ ermöglicht Power BI Embedded attraktive, interaktive Reports zu erstellen, sie auf einer Website zur Verfügung zu stellen und diese für eine unbegrenzte Zahl an Usern abrufbar zu machen. Dabei sind die Reports und Diagramme auf Mobilgeräten ebenso attraktiv wie auf dem Desktop.

High Performance und innovative Services mit Azure

Für die Lösung wurde der relevante Teil der on-premises gelagerten Daten in eine Azure SQL Datenbank transferiert, auf welche Power BI zugreift. Diese Daten werden nun täglich automatisch synchronisiert und sind somit immer auf dem aktuellsten Stand.
Um die Power BI Reports verfügbar zu machen, realisierten wir folgende Lösung: Mithilfe einer Web App können die erstellten Reports hochgeladen werden. Unser Kunde kann an dieser Stelle selbst auswählen, auf welcher der sechs Websites die Reports angezeigt werden sollen. Auf den verschiedenen Websites befindet sich nun ein kleines Menü mit DropDown-Funktion, mit Hilfe dessen der Nutzer den gewünschten Report auswählen, anzeigen und nutzen kann.

Eingesetzte Technologien

  • Microsoft Power BI Embedded
  • Microsoft Azure SQL DB
  • Microsoft Azure Web App
  • Microsoft Azure Data Sync

Kundennutzen

  • Erhebliche Zeitersparnis
  • Kostenersparnis
  • Aktualität
  • Flexibilität
  • Unabhängigkeit durch ‚Self Service‘
  • Rechtemanagement
  • Interaktive Grafiken
  • Intuitive Nutzung

Branche

Non-Profit

Nutzen

Zeitersparnis, Aktualität – „fast to market“

Die Zeitersparnis der realisierten Lösung ist enorm. Mitarbeiter aus dem Fachbereich können nun Reports erstellen und diese selbst, ohne Zuhilfenahme eines IT-Dienstleisters, per Upload zur Verfügung stellen. Es entfallen Abstimmungsarbeit mit dem Dienstleister, Korrekturschleifen und Anpassungen.
Durch die Schnelligkeit gewinnen die Reports an Aktualität. Aufgrund der Einfachheit des Prozesses können mehr Reports zur Verfügung gestellt werden. Zudem schafft der simple Ablauf große Flexibilität. So können z. B. rasch und problemlos Anpassungen an bestehenden Reports vorgenommen und diese kurzerhand wieder hochgeladen werden.

Kostenersparnis

Auch die Kosten können nun dauerhaft erheblich gesenkt werden. Für die Bereitstellung fallen keine Dienstleisterkosten mehr an und gleichzeitig werden die Ressourcen des Facharbeiters nicht mehr in Koordinations- und Abstimmungsarbeit gebunden.
Ein weiterer Kostenvorteil liegt darin, dass für Power BI Embedded keine User-Lizenzen gekauft werden müssen. Die Lizenzen sind kapazitätsabhängig und können jederzeit angepasst oder der Service temporär deaktivert werden. Diese Flexibilität und minutengenaue Abrechnung führen zu transparenten monatlichen Kosten für eine beliebige Anzahl von Nutzern.

Rechtemanagement

Neu ist für unseren Kunden auch die Möglichkeit eines detaillierten Rechtemanagements. Per „Row Level Security“ kann festgelegt werden kann, wer das Recht hat, welchen Bericht zu sehen. Dieser Vorteil bietet zusätzliche Sicherheit.

Interaktive Grafiken

Das neue Produkt besticht des Weiteren durch ein ansprechendes Design. Es fällt dem Nutzer leicht, hübsche Dashboards zu erstellen. Hierbei wird eine Vielzahl an grafischen Darstellungen zur Auswahl angeboten. Die Grafiken sind interaktiv und die Nutzerführung ausgesprochen intuitiv. Bei Klick auf einen bestimmten Datensatz kommt man in die detaillierte, tiefere Ebene.

Der Projektleiter äußerst sich sehr zufrieden zu der Lösung:

Es ist großartig, dass wir mit der Power BI Lösung keinen Medienwechsel vornehmen müssen. Für die Bereitstellung muss nichts programmiert werden. Wir können attraktive Reports selbst erstellen, hochladen, fertig. Da hat der Begriff ‚Self Service‘ seinen Namen wirklich verdient.


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